L’importanza di comunicare il cambiamento
La comunicazione è una delle aree più critiche di ogni organizzazione, ma mai come durante un cambiamento è vitale comunicare in maniera corretta.
“I have to change to stay the same” diceva Willem de Kooning, famoso pittore del secolo scorso: per restare ciò che sono, devo cambiare, evolvere. Tradotto in termini aziendali significa essere costantemente al passo con i tempi, talvolta anticiparli, per mantenere la propria competitività e posizione sul mercato.
Il cambiamento all’interno dell’organizzazione-azienda può avvenire in modi diversi: può trattarsi di un cambiamento strategico o tecnologico, oppure una modifica del management aziendale, si pensi ad esempio al grande cambiamento che ha subito Apple quando ha visto succedersi, nel ruolo di CEO, Tim Cook a Steve Jobs; oppure all’impatto che può aver auto sul gruppo FCA la perdita di Marchionne, storico Amministratore Delegato. Un altro esempio è dato dalla sempre maggiore automatizzazione del processo produttivo che porta continuamente a cambiamenti tecnologici e di organizzazione del lavoro, per non parlare del costante bisogno di aggiornamento di chi opera con questi macchinari sempre più avanzati.
Questi sono solo alcuni e più noti esempi di cambiamenti che possono verificarsi all’interno dell’assetto aziendale ed è proprio in questi casi che entra in gioco il change management: questo viene definito come il complesso di attività, processi e tecniche con cui un’azienda gestisce un cambiamento della propria impostazione e/o della struttura organizzativa o l’introduzione di un’innovazione tecnologica.
Ma da cosa nasce la necessità di gestire il cambiamento? Quest’ultimo viene solitamente associato ad incertezza, può portare con sé sorprese poco gradite e una sensazione di disagio, come se qualcosa fosse sempre fuori posto.
Subentrano poi timori relativi alla possibile perdita del lavoro, preoccupazioni riguardo le proprie mansioni. I cambiamenti aziendali significano perdita di controllo, l’ignoto che subentra in una routine ben collaudata, o almeno è così che spesso si sentono le persone quando i cambiamenti non sono gestiti a dovere.
E spesso questi non sono gestiti a dovere.
Change management e comunicazione
La gestione di un cambiamento, come possiamo immaginare, richiede la capacità di comunicare a e con tutti i livelli. La comunicazione è una delle aree più problematiche, non esiste infatti organizzazione in cui gli impiegati siano completamente soddisfatti del modo in cui si comunica.
Comunicare in maniera efficace richiede che vi siano contemporaneamente quattro elementi – di seguito riportati - che, perfettamente integrati, creino un significato condiviso e una definizione di comunicazione:
1. Chi trasmette il messaggio deve farlo in maniera chiara e dettagliata, trasmettendo autenticità e integrità;
2. Chi riceve il messaggio deve decidere di ascoltare, porre domande per comprendere meglio e avere fiducia nel soggetto da cui proviene il messaggio;
3. Il metodo con cui si sceglie di trasmettere il messaggio deve essere adatto alle circostanze e ai bisogni del destinatario quanto del mittente;
4. Il contenuto del messaggio deve connettersi ed avere assonanza, ad un qualche livello, con le convinzioni già possedute dal ricevente. Deve inoltre contenere le informazioni che gli impiegati vogliono sentire e deve dare risposte alle questioni che stanno più a cuore.